2009年6月6日星期六

PDF 全攻略 1. 用 OpenOffice 自家秘制 PDF 可填寫式表格

香港政府搞服務電子化這麼多年,除了少量服務有網上辦理外,其餘的只是把表格用 PDF 格式放上網便算交差,當然,我明白並不是所有工序也可自動化,但看看這些表格的求其程度,難免感到納稅人的錢給丟到海裡去。

先看看豬流感主要輸出國的這張簽證申請表 (DS-157),每個欄位也可在Adobe Reader 先行輸入,雖然免費的 Adobe Reader 不支援存檔功能,但至少先可輸入資料再打印出來,對我們這些電腦用得多,寫字機能有點退化的人來說,是很重要的。

再看看這張轉移或保留車輛登記號碼申請書,沒有可供用電腦填寫的欄位,或許你會問,反正都要打印出來,又何必多此一舉。

原因有三

1. 先在電腦上輸入,有錯可以改,核對好再打印出來,可減少用手寫錯要再印的浪費,簡單來說--環保。

2. 不為使用者著想!

曾經有朋友要一次過填寫數十份這些表格,大部份的資料是相同的,如果全部都用手寫的話,那和罰抄有何分別?幸好他遇到我… (後話)

那為何不用打字機先打上相同的資料然後影印?

如今在辦公室找一台打字機跟在沙漠找水源難度相若啊!

3. 當相關部門收到這些用電腦填好的表格,由於比用手寫的容易閱讀,相信有效加快處理這些表格的速度,這是功效因素。

另外,我在網上找到這張來港旅遊/過境申請表,對,是可填寫式的,但看看這表格竟然有 1.4MB 大,再看清楚,原來是把實物的表格 Scan 後再做出可填寫的欄位,表格在電腦上顯示粗糙,檔案又大,浪費了上載和下載的 Bandwidth與時間,最不妙的是,這份表格是給外國人用的,真是有失區體!?

言歸正傳,其實要做出可填寫式表格並不一定要用 Adobe Acrobat,免費的OpenOffice 也可以做出同樣的效果。步驟如下:

1. 建立一個新的文字檔案。

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2. 選表格工具中的文字工具,在要建立可填寫欄位的地方,圈出適合大小的欄位。

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3. 輸出成 PDF,搞定!

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